Paso de leads al CRM.
El formulario web llega por correo. Alguien lo copia al CRM. Si hay volumen, se acumulan. Si esa persona está de vacaciones, no llega.
Diseñamos flujos con n8n, Make y modelos de IA para que tu equipo deje de copiar datos entre herramientas y se dedique al trabajo que sí requiere criterio.
Dejas de atender tareas repetitivas, no dejas de tener el control.
Stack tecnológico
Los procesos que más tiempo comen en PYMEs de 5 a 50 personas no suelen ser los complejos. Son los repetitivos. Los que cualquiera de tu equipo haría igual, siempre igual, y que no requieren decisión: solo disciplina y tiempo.
El formulario web llega por correo. Alguien lo copia al CRM. Si hay volumen, se acumulan. Si esa persona está de vacaciones, no llega.
Cada mes, los mismos clientes, la misma factura. Alguien entra, duplica, cambia la fecha, guarda, envía.
Alta en herramientas, correo de bienvenida, accesos. Un proceso que alguien vuelve a montar de cero cada vez.
Datos de ventas de aquí, datos de marketing de allá, métricas de soporte de otro sitio. Juntarlo lleva una mañana. Usarlo, diez minutos.
El mismo correo de confirmación, la misma respuesta a la pregunta más frecuente, el mismo seguimiento a los cinco días. Respuestas que cualquier sistema podría enviar solo.
Los formularios llegan a una bandeja común y alguien decide cuáles son serios, cuáles son frío y cuáles son spam. El criterio cambia con la persona, el día y la carga de trabajo. Los leads que sí valen se enfrían mientras esperan.
Ninguno de estos es un problema grave por sí solo. El problema es que suman. Y que mañana seguirán sumando igual, o más, si el negocio crece.
La automatización con IA ejecuta los pasos con criterio cerrado - si pasa A, haz B - y deja que una persona decida cuando hay excepciones, política o contexto que el sistema no puede evaluar.
La tarea es repetitiva y el resultado correcto es siempre el mismo.
Los datos de entrada son estructurados o semiestructurados (formularios, correos con formato fijo, hojas de cálculo).
El criterio es cerrado: si pasa A, haz B. Si pasa C, haz D.
El error tiene bajo impacto o hay revisión humana antes del paso crítico.
Hay excepciones que requieren contexto que el sistema no tiene.
La decisión afecta a una relación con un cliente o empleado con historial complejo.
El error tiene impacto alto y no hay red de seguridad antes de ejecutar.
La situación no encaja en ninguna regla conocida.
El modelo que usamos en Awakate: el sistema ejecuta, la persona supervisa los bordes. No es una caja negra que hace lo que quiere. Es un flujo que sabes exactamente qué hace en cada paso y en qué punto para para que decidas tú.
En Awakate diseñamos e implementamos estas automatizaciones para PYMEs que ya tienen sus herramientas y quieren que trabajen juntas. Si lo que buscas es atender conversaciones con clientes, eso es un chatbot de IA para empresa, no una automatización de proceso.
No hace falta que sepas nada de n8n, Make ni APIs. Solo que sepas qué tarea quieres que deje de hacerse a mano.
Hablamos. Entendemos qué proceso te está comiendo tiempo, cuántas herramientas involucra y cuántas personas lo hacen hoy. Sales de la llamada con claridad sobre si tiene sentido automatizarlo y qué implicaría, aunque no nos contrates. No hay trampa de ventas al final.
Documentamos el proceso: inputs, outputs, excepciones, herramientas involucradas. Te presentamos el mapa del flujo automatizado antes de tocar nada. Si el mapa no tiene sentido para ti, no arrancamos.
Montamos el flujo empezando por un proceso piloto: el que tiene más impacto o el más sencillo de los que queremos automatizar. Hacemos pruebas con datos reales antes de activarlo. Tú validas cada paso. Solo encendemos cuando estás satisfecho.
Cuando el flujo está en producción, entregamos documentación escrita de cómo funciona, qué hace cada nodo y cómo editarlo si necesitas hacer ajustes básicos. No somos la única persona que sabe cómo funciona tu automatización.
Los plazos dependen de la complejidad. Un piloto sencillo de una sola conexión puede estar en producción en dos semanas. Flujos con múltiples herramientas y lógica condicional avanzada pueden llevar cuatro semanas o más.
NeoPostural recibe nuevos pacientes a través de un formulario web. El proceso desde el formulario hasta la primera cita involucra varias herramientas y varios pasos manuales que antes gestionaba una persona del equipo administrativo.
Automatizamos el flujo de captación e intake: desde que llega el formulario hasta que el paciente queda asignado a un profesional y tiene la cita confirmada. El sistema lee el formulario, identifica el motivo de consulta principal y propone la asignación de profesional según disponibilidad y especialidad.
leer, clasificar, proponer y registrar.
validar cuando el caso tiene particularidades que el sistema no puede evaluar solo - menores, historiales complejos, urgencias.
Los casos con criterio de urgencia se identifican antes de llegar a la agenda. El handoff entre la parte comercial y la clínica es más directo.
DLT gestiona incidencias y produce reportes periódicos para su equipo. El proceso implicaba recopilar información de varias fuentes, redactar resúmenes y asegurarse de que el paso siguiente se disparaba a tiempo.
Automatizamos el flujo de seguimiento de incidencias y reporte interno. El sistema clasifica la incidencia, redacta el resumen operativo y dispara la siguiente acción en el flujo: notificación al responsable, actualización en la herramienta de gestión, recordatorio si no hay respuesta pasado el plazo definido.
clasificar, redactar, notificar y hacer seguimiento.
decidir cuándo escalar, aprobar las comunicaciones hacia el cliente final y gestionar los casos que no encajan en ninguna categoría conocida.
El equipo dedica el tiempo a resolver, no a documentar lo que ya resolvió.
Cuéntanos un proceso que hoy te quita más de 2 horas a la semana. Te decimos en 30 minutos si tiene sentido automatizarlo - o si te ahorras la llamada porque no lo tiene.
Te decimos en 30 min si tiene sentido automatizar tu proceso, qué herramientas usaríamos y qué implicaría hacerlo.
No. El flujo hace lo que tú has definido que haga. Cada paso está documentado y tú decides qué criterios disparan cada acción. Los casos excepcionales y las comunicaciones críticas tienen puntos de validación humana antes de ejecutar. La automatización no es una caja negra: es un flujo que puedes leer, editar y parar si algo no funciona como esperas.
Si montamos en n8n, el riesgo de vendor lock-in es mínimo: es open-source y puedes migrar el servidor o contratar a cualquier otro proveedor que lo sepa operar. Los flujos son exportables. Con Make o Zapier hay más dependencia del proveedor, pero la lógica del proceso está documentada y reconstruible en otra plataforma. Nunca eres la única persona que sabe cómo funciona tu automatización.
Diseñando el flujo para que la IA actúe en las partes con criterio cerrado y para que haya validación humana antes de las acciones con alto impacto. Antes de lanzar, hacemos pruebas con datos reales y probamos los casos edge: qué pasa cuando llega algo inesperado. Si el sistema no sabe qué hacer, para y notifica. No actúa.
Probablemente sí, pero no lo sabremos hasta el diagnóstico. Hemos automatizado flujos en despachos de abogados, centros de fisioterapia, agencias, empresas de servicios y PYMEs industriales. Lo que cambia es el contexto; la lógica de leer, clasificar, decidir y actuar en otra herramienta aplica en casi todos los sectores. El diagnóstico de 30 minutos existe exactamente para esto: confirmar si aplica a tu caso, o decirte que no.
Porque poner un número sin entender el proceso sería inventarlo. Lo que podemos decir: el coste depende del número de herramientas involucradas, la complejidad de la lógica condicional y si necesitas infraestructura adicional. En el diagnóstico gratuito damos una estimación con el contexto de tu caso. Sin compromiso.
Depende del stack. Si montamos en n8n self-hosted, los datos pasan por tu propia infraestructura: tu servidor, tu control. Si usamos Make o Zapier, los datos pasan por sus servidores (ambos con hosting en UE disponible y cumplimiento GDPR). Lo decidimos antes de empezar y te explicamos qué pasa por dónde.
Son cosas distintas. La automatización de procesos encadena tareas entre herramientas: si pasa A, haz B en la herramienta C y luego D en la herramienta E. Un chatbot de IA para empresa gestiona conversaciones: responde preguntas, cualifica leads, atiende a clientes. Un agente IA a medida es un sistema que tiene un objetivo y toma decisiones autónomas para alcanzarlo. Hay solapamiento entre los tres, pero el problema que cada uno resuelve es diferente.
Un proceso piloto - una sola automatización de un flujo concreto - suele estar en producción en dos a cuatro semanas. El diagnóstico da una estimación más precisa según tu caso.
El mapeo del flujo, la implementación, las pruebas con datos reales antes del lanzamiento y la documentación del handoff.
Darte un precio en la primera llamada sin entender el problema. Eso sería vender sin saber qué se vende. El diagnóstico es gratuito, dura 30 minutos y termina con un mapa del proceso y una estimación de si tiene sentido económicamente. Lo decimos también cuando no lo tiene.
Diagnóstico gratuito - 30 minutos
Cuéntanos qué proceso os quita más tiempo cada semana. Te decimos en la llamada si tiene sentido automatizarlo con IA, qué herramientas usaríamos y qué implicaría hacerlo. Y si no tiene sentido, también te lo decimos.
Sin compromiso. Sin llamada de ventas de seguimiento. Solo 30 minutos con alguien de Awakate que ha implementado esto antes.